Hvor ofte skal din virksomhed bogføre?

Som virksomhedsejer er det afgørende at have styr på bogføringen – ikke kun for at bevare overblikket over økonomien, men også for at overholde bogføringsloven. Mange spørger: Hvor ofte skal man bogføre? og hvad kræver loven?

Ifølge den opdaterede bogføringslov skal virksomheder bogføre deres transaktioner løbende og uden unødigt ophold. Erhvervsstyrelsen har præciseret, at:

• Senest 30 dage efter en økonomisk transaktion skal den være bogført.

• Hyppigheden afhænger af virksomhedens transaktioner:

  • Har du mange daglige og komplekse transaktioner, skal du bogføre hyppigere.

  • Har du få simple transaktioner, kan bogføring en gang om måneden være nok.

Bogføringen skal desuden hænge sammen med de krav, der er til afstemninger i forbindelse med indberetninger som f.eks. moms og årsregnskab. Derfor skal bogføringen være ajourført på det tidspunkt, man indberetter, så tallene i indberetningen er korrekte.

Konklusion fra eRevision:

• Holdingselskaber (kun få transaktioner, fx udbytte og renter): Bogføring kan ske frem til indlevering af årsrapport.

• SMV’er med daglige simple transaktioner: Bogføring løbende, typisk en gang om måneden.

• Virksomheder med kontante betalinger eller komplekse handler: Bogføring dagligt eller inden for få dage.

Korrekt og løbende bogføring hjælper din virksomhed med at:

• Træffe bedre beslutninger baseret på opdaterede tal.

• Overholde momsfrister og undgå fejl i årsregnskabet.

• Sikre et realistisk overblik over økonomien.

• Undgå bøder og sanktioner for brud på bogføringsloven.

Hvis virksomheden ikke lever op til reglerne, kan det føre til påbud, bøder og i værste fald personligt ansvar for ledelsen.

Det er ledelsen i virksomheden, der har det overordnede ansvar for, at bogføringen sker korrekt og rettidigt – også selvom opgaven er videregivet til en medarbejder eller en ekstern bogholder/revisor.

I nogle tilfælde kan det være nemmere at bogføre sumtransaktioner. Det kan f.eks. være lister, opgørelser eller kassestrimler. Det ikke nødvendigt at bogføre hver enkelt transaktion for sig. Bogføringsloven giver nemlig mulighed for at bruge sumbeløb – men kun hvis visse betingelser er opfyldt. Det er tilladt at bruge sumbeløb, hvis:

• Transaktionerne er ensartede og af samme type, f.eks. dagsomsætning fra kasseapparat eller webshop.

• Der er reference til et underliggende bilag eller system, der viser de enkelte transaktioner.

Hvis du anvender sumbogføring, skal du til enhver tid kunne vise, hvordan det samlede beløb er opstået – altså en sporbarhed fra enkelttransaktioner til det bogførte sumtal.

Vi står klar til at hjælpe dig med at sikre, at din virksomhed lever op til kravene i bogføringsloven.